Mengapa Mengadopsi ISO 9000?

ISO 9000 adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang dirancang membantu organisasi menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan pelanggan.

Standard ISO 9001 (lihat ISO 9001 pdf) dipublikasikan oleh ISO (Internasional Organization for Standardization) atau lembaga standardisasi internasional melalui konsesus internasional yang berdasar pada prinsip-prinsip quality management practises.

Hasil survey ISO pada 2009 menyebutkan, perusahaan sertifikat ISO 9001 telah mencapai satu juta di seluruh dunia.

Mengapa banyak perusahaan mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001? Keuntungan menerapkan international quality management system ini antara lain: image perusahaan semakin meningkat melalui sertifikasi ISO 9001, selain dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas. Dengan menerapkan manajemen sistem, standar kerja menjadi terdokumentasi sehingga mudah dalam pengendalian. Disamping itu, kinerja perusahaan makin transparan karena standard ISO 9001 mewajibkan kejelasan tugas dan kewenangan setiap karyawan, siapa mengerjakan apa menjadi terang benderang dan jelas.

Lalu, apakah standar internasional hanya berlaku bagi perusahaan besar saja? Tentu tidak. ISO 9001 adalah standar generik. Generik artinya standar ini dapat diaplikasikan oleh setiap perusahaan, baik UKM atau perusahaan besar, terlepas dari barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan tersebut.

Mengapa harus ISO 9000? Perusahaan eksis karena pelanggannya. Apabila pelanggan tidak puas, perusahaan dalam kondisi bahaya. Oleh karena itu, manajemen harus senantiasa memuaskan pelanggannya dengan menyediakan barang dan jasa yang berkualitas. Untuk dapat memenuhi keinginan pelanggan, adopsi manajemen mutu ISO 9001 adalah cara yang tepat. Standard ISO 9001 dapat membantu perusahaan mengelola setiap aktivitas dengan pedekatan yang sistematis dan terstruktur sehingga barang dan jasa yang dihasilkan senantiasa konsisten dan pada akhirnya memenuhi harapan pelanggan.

Kemudian, apa langkah-langkah sertifikasi ISO9001? Secara garis besar ada empat langkah menuju sertifikasi ISO 9001.

Langkah pertama harus dibentuk tim ISO. Tim hendaknya mewakili semua personil dari semua departemen atau divisi  perusahaan. Tim dipimpin oleh seorang koordinator yang disebut sebagai Management Representative atau  dikenal dengan sebutan “Wakil Manajemen”. Management representative bertugas mengelola, mengkoordinir tim dan sekaligus sebagai penghubung dengan pihak lembaga sertifikasi (Certification body).

Langkah kedua sosialisasi ISO 9000 melalui training. Training diberikan kepada tim yang mencakup pelatihan pemahaman standard, pendokumentasian dan audit ISO 9001. Training dilakukan oleh karyawan internal perusahaan atau menggunakan jasa iso consultant.

Langkah ketiga mengimplementasikan standar. Implementasi adalah menerapkan aturan-aturan kerja yang telah terdokumentasi dalam dokumen–dokumen ISO, seperti prosedur, instruksi kerja dan dokumen-dokumen lain yang telah disusun.

Untuk dapat meraih sertifikat, setidaknya implementasi telah berjalan tiga bulan. Implementasi termasuk pelaksanaan audit ISO 9001 (di perusahaan bersertifikasi iso harus ada auditor mutu internal) dan melakukan kegiatan evaluasi penerapan manajemen sistem. yang dinamakan kegiatan management review atau tinjauan manajemen.

Langkah keempat atau tahap terakhir yaitu menjalani proses sertifikasi 9001. Untuk langkah ini, harus ditunjuk lembaga sertifikasi sebagai pihak yang bertanggung jawab melaksanakan audit sertifikasi ISO 9001. Lama proses sertifikasi bergantung pada tingkat kerumitan proses atau jumlah karyawan. Pada umumnya proses sertifikasi ISO 9001 berlangsung 2 hari hingga 10 hari atau lebih.

Berapa biaya sertifikasi dan berapa biaya konsultan sebagai tutor implementasi ISO 9000? Topik ini akan dibahas dalam edisi majalah Quality Club yang mendatang.***

Tulisan ini adalah salah satu tulisan majalah quality club edisi Agustus 2011